En production sur le réseau MEDSOINS
Le logiciel de planning des médecins et des remplaçants
Vacations, contrats signés en ligne, rétrocessions et application mobile, réunis dans un seul outil pour votre centre.
Un logiciel de planning médecins, concrètement
Ce logiciel de planning médecins sert à publier les vacations à pourvoir, recevoir les candidatures des remplaçants, faire signer les contrats en ligne et calculer les rétrocessions, depuis un seul outil partagé entre l'administration et les médecins.
Je l'ai conçu et développé pendant 9 mois avec l'équipe de MEDSOINS, un réseau de centres médicaux qui l'utilise aujourd'hui sur l'ensemble de ses sites. Ce n'est pas un abonnement en libre-service : je le déploie et je l'adapte à votre organisation, puis j'en assure la maintenance. L'histoire du projet est racontée dans l'étude de cas MEDSOINS.
- Pour qui
- Directions et équipes administratives de centres de soins non programmés, centres de santé et réseaux multi-sites.
- Ce qu'il remplace
- Le tableur des vacations, les groupes WhatsApp, les contrats papier et les calculs de rétrocession à la main.
- Ce qui est livré
- Une application mobile iOS et Android pour les médecins, un back-office pour l'administration et une API.
Ce que la gestion des médecins remplaçants coûte sans outil dédié
Dans un centre qui fait tourner des remplaçants, la coordination repose souvent sur une ou deux personnes et une pile d'outils qui ne se parlent pas. Voici ce que MEDSOINS vivait avant le projet, et ce qui a changé.
Planning des vacations
Avant : Un fichier Excel par centre, des échanges sur WhatsApp et des validations par e-mail.
Un planning unique, publié en brouillon puis en ligne, que les médecins consultent sur leur téléphone.
Contrats de remplacement
Avant : Contrats remplis à la main, signatures scannées, versions perdues dans les boîtes mail.
Contrats générés depuis la vacation, signés en ligne, versionnés et archivés.
Visibilité
Avant : Aucune vue en temps réel des disponibilités, des vacations pourvues ou de l'activité par centre.
Un tableau de bord par centre et par médecin, à jour dès qu'une vacation est affectée.
Rétrocessions
Avant : Calculs à la main, tableurs qui font des allers-retours, impayés qui passent entre les mailles.
Chiffre d'affaires saisi par vacation, partage paramétrable et validation mensuelle.
Ce que fait le logiciel, de la vacation à la rétrocession
Chaque fonctionnalité répond à une tâche que l'équipe de MEDSOINS faisait à la main, sur un tableur ou par message. Voici ce que l'outil couvre aujourd'hui.
Le planning des vacations, par centre ou par médecin
Vue mensuelle ou hebdomadaire, filtrée par centre ou par médecin. Vous préparez le mois en brouillon, puis vous le publiez. Les médecins candidatent depuis l'application, plusieurs candidatures par vacation sont possibles et l'affectation se fait en un clic. Pour un réseau, le planning centre médical de chaque site reste séparé tout en restant visible depuis le même écran.
Contrats de remplacement signés en ligne
Le contrat est généré depuis la vacation et signé électroniquement. La règle des J-15 s'applique automatiquement, chaque version est conservée et archivée. Les titulaires sont signés d'office, les remplaçants sont guidés par notification.
Comptabilité et rétrocessions
Le chiffre d'affaires est saisi par vacation, le partage de rétrocession se paramètre, les impayés sont justifiés. Chaque mois, vous validez puis vous exportez pour le cabinet comptable.
Campagnes de disponibilités
Une seule campagne pour collecter les disponibilités du mois suivant. Les relances partent toutes seules et la synthèse est prête dès que les médecins ont répondu.
Une application mobile pour les médecins
L'application iOS et Android permet aux médecins de voir les vacations, de candidater, de signer leurs contrats et de consulter l'annuaire médical interne. Les notifications push les préviennent à chaque nouvelle vacation, contrat ou rappel.
- Nouvelle vacation disponible
- Contrat à signer
- Rappel de signature
- Affectation confirmée
Sécurité et données de santé
Les données sont hébergées en France et chaque profil ne voit que ce qui le concerne.
- Hébergement en France
- Chiffrement des données au repos
- Connexion sécurisée pour chaque utilisateur
- Rôles distincts administrateur et médecin
- Journalisation des actions
Témoignage de MEDSOINS sur le logiciel de planning
“Un outil pensé par des médecins, pour des médecins. Il nous fera gagner des centaines d'heures dans la gestion des plannings.”
Comment je le déploie dans votre centre
La plateforme existe et tourne en production chez MEDSOINS. Pour votre centre ou votre réseau, je repars de cette base et je l'adapte à votre fonctionnement, plutôt que de vous demander de changer le vôtre.
Si votre besoin dépasse le planning, je développe aussi des logiciels sur mesure et je propose une borne d'accueil avec file d'attente pour centre médical.
Comprendre votre organisation
Un premier échange, puis un atelier sur vos centres, vos types de vacations, vos contrats et votre façon de calculer les rétrocessions.
Adapter la plateforme
Les règles qui vous sont propres sont paramétrées ou développées : modèles de contrat, partage de rétrocession, rôles, organisation multi-sites.
Déployer et migrer
Hébergement en France, publication de l'application sur l'App Store et Google Play, reprise de vos données existantes et bascule progressive.
Former les équipes
Prise en main avec l'administration, puis accompagnement des médecins sur l'application mobile.
Maintenir et faire évoluer
Supervision, correctifs, mises à jour de l'application et évolutions au fil de l'usage, avec un support direct.
Logiciel de planning médecins : vos questions
- À quoi sert un logiciel de planning pour médecins remplaçants ?
- Il centralise ce qui se gère habituellement entre Excel, WhatsApp et e-mails : la publication des vacations à pourvoir, les candidatures des médecins, les affectations, les contrats de remplacement et le suivi des rétrocessions. L'équipe administrative pilote tout depuis un seul outil et les médecins sont prévenus sur leur téléphone.
- Les contrats de remplacement peuvent-ils être signés en ligne ?
- Oui. Les contrats sont générés à partir des vacations, signés électroniquement, versionnés et archivés. Les relances de signature sont automatiques et une règle de délai (par exemple J-15) peut être appliquée avant chaque remplacement.
- Comment sont gérées les rétrocessions et la comptabilité ?
- Le chiffre d'affaires est saisi par vacation, le partage de rétrocession est paramétrable, les impayés sont justifiés et la validation se fait chaque mois, avec un export pour la comptabilité.
- Les médecins ont-ils une application mobile ?
- Oui, une application iOS et Android permet aux médecins de voir les vacations disponibles, d'y candidater, de signer leurs contrats et de recevoir des notifications à chaque nouvelle vacation ou relance.
- Le logiciel fonctionne-t-il pour plusieurs centres médicaux ?
- Oui, il a été conçu pour un réseau de centres : vue par centre ou par médecin, rôles distincts pour les administrateurs et les médecins, et indicateurs d'activité par site.
- Où sont hébergées les données ?
- Les données sont hébergées en France, chiffrées au repos, avec des rôles d'accès granulaires et une journalisation des actions.
- Combien de temps faut-il pour mettre en place le logiciel dans mon centre ?
- Cela dépend de votre organisation et des adaptations nécessaires. Le premier échange sert à faire le point sur vos plannings, vos contrats et vos outils actuels, puis à poser un calendrier réaliste.
Vos plannings tiennent encore dans un tableur ?
30 minutes pour regarder comment vous gérez vos vacations, vos contrats et vos rétrocessions, et voir ce que la plateforme changerait chez vous. Sans engagement.
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