Étude de cas
MEDSOINS, la plateforme de planning médical d'un réseau de centres
Comment un réseau de centres médicaux est passé d'Excel et WhatsApp à une plateforme mobile, web et API.
- Client
- MEDSOINS, réseau de centres médicaux
- Conception
- HMSDEV, avec la direction et les médecins
- Livré
- Application iOS et Android, back-office, API
- Statut
- En production sur l'ensemble du réseau
Le point de départ : un réseau piloté au tableur
La plateforme de planning médical MEDSOINS réunit dans un seul outil la publication des vacations, les contrats de remplacement, la comptabilité des rétrocessions et l'application des médecins.
Avant elle, MEDSOINS coordonnait plusieurs centres médicaux et de nombreux médecins remplaçants avec des outils qui n'avaient pas été pensés pour ça. L'équipe administrative portait la charge, et les médecins subissaient les allers-retours.
Une coordination éclatée
Les plannings vivaient dans Excel, les échanges sur WhatsApp et les validations par e-mail. Il fallait recoller les morceaux chaque semaine.
Des contrats fragiles
Contrats remplis à la main, signatures scannées, versions perdues. Personne ne pouvait dire à coup sûr quel document était le bon.
Aucune vue d'ensemble
Impossible de savoir en temps réel qui était disponible, quelles vacations restaient à pourvoir ou comment tournait chaque centre.
Une comptabilité sous tension
Les rétrocessions se calculaient à la main, les tableurs faisaient des allers-retours et des impayés passaient entre les mailles.
Ce qui a été construit : trois briques, un seul modèle de données
Le périmètre a été fixé à partir des irritants du quotidien, pas d'une liste de fonctionnalités. Chaque brique répond à un public précis : les médecins sur leur téléphone, l'administration sur son poste, et une API commune qui garde tout le monde synchronisé.
L'application des médecins
Sur iOS et Android, les médecins voient les vacations ouvertes, candidatent, signent leurs contrats, déclarent leurs disponibilités et retrouvent l'annuaire médical interne.
Le back-office de l'administration
L'équipe prépare et publie les plannings, affecte les vacations, suit les signatures et valide la comptabilité de chaque mois, centre par centre.
L'API et la base de données
Une API et une base de données partagées par les deux interfaces, pour qu'une vacation affectée soit visible partout au même instant.
Les choix qui ont façonné la plateforme
Un outil de planning se juge sur des détails d'usage. Voici les décisions prises avec l'équipe de MEDSOINS pendant la conception, et ce qu'elles règlent concrètement.
Publier en deux temps
Le planning est préparé en brouillon, puis publié. L'administration peut ajuster le mois entier sans que les médecins voient une version incomplète.
Laisser plusieurs médecins candidater
Une vacation accepte plusieurs candidatures et l'affectation se fait en un clic. L'administration choisit parmi les candidats au lieu de trier des messages.
Confier la règle des J-15 au logiciel
Le délai de signature avant un remplacement est appliqué automatiquement au lieu d'être surveillé à la main dans un tableur.
Ne faire signer que ceux qui doivent signer
Les titulaires sont signés d'office, les remplaçants sont guidés par notification. Chaque version de contrat est conservée et archivée.
Collecter les disponibilités par campagne
Une campagne par mois remplace les demandes au fil de l'eau. Les relances sont automatiques et la synthèse est immédiate côté administration.
Héberger en France dès le départ
Chiffrement au repos, connexion sécurisée, rôles distincts administrateur et médecin, journalisation des actions. La sécurité n'a pas été ajoutée après coup.
Les étapes du projet
La méthode, de l'atelier de cadrage à la bascule
Un projet mené sur 9 mois avec un interlocuteur dédié chez HMSDEV, de la première réunion au support après la mise en service. Pas de grand saut final : le réseau est passé sur la plateforme progressivement.
Découvrir
Comprendre le réseau, ses centres et ses flux. Repérer les vrais blocages côté administration et côté médecins, puis prioriser.
Concevoir
Parcours, modèle de données et maquettes validés avec l'équipe avant la première ligne de code.
Développer
API, back-office et application mobile en itérations courtes, avec une démo toutes les une à deux semaines.
Mettre en production
Hébergement en France, publication sur l'App Store et Google Play, formation, reprise des données et bascule progressive.
Suivre
Maintenance, évolutions issues de l'usage réel, correctifs déployés à distance et support direct.
Le résultat, raconté par le client
“Nous repensons l'organisation médicale. Après 9 mois de développement, un outil pensé par des médecins, pour des médecins. Une plateforme qui centralise la gestion intelligente des vacations, le suivi d'activité, la comptabilité et un annuaire médical interne. Il nous fera gagner des centaines d'heures dans la gestion des plannings et apporte un confort réel d'exercice aux médecins.”
Où en est la plateforme aujourd'hui
- La plateforme est en production sur l'ensemble du réseau MEDSOINS.
- L'application des médecins est publiée sur l'App Store et Google Play.
- Vacations, contrats, rétrocessions et disponibilités vivent dans un seul outil.
- Les contrats de remplacement sont signés en ligne, versionnés et archivés.
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La plateforme née de ce projet peut être déployée et adaptée à un autre centre ou réseau. Ses fonctionnalités sont détaillées sur la page du logiciel de planning médical.
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